Ville d'Uster: Plus de temps pour promouvoir le sport grâce au SGB
Beat Berger est responsable du service des sports de la ville d'Uster depuis 2013. Annatina Poltera était stagiaire en 2014, elle est aujourd'hui responsable de la promotion sportive. Ensemble et avec leur équipe, ils ont introduit le système SGB en un temps record et l'utilisent dès lors en conséquence. A l'heure d'aujourd'hui, il reste beaucoup plus de temps pour la promotion sportive grâce à l'investissement de temps gagné sur les activités administratives.
i-web: pourquoi recherchiez-vous un nouveau système de gestion des infrastructures sportives?
Beat Berger: mes expériences passées dans des fonctions similaires de management sportif m'ont permises de savoir qu'un bon logiciel de gestion des salles est primordial. Le logiciel actuel ne nous satisfaisait pas et ne répondait plus aux attentes.
i-web: aviez-vous des exigences en ce qui concerne la nouvelle solution?
BB: il fallait que ce soit une solution standard, basée sur le système de réservation en ligne et compatible avec les interfaces. La ville d'Uster est déjà cliente d'i-web avec le site internet. Par conséquent c'était un gros avantage dans le choix de l'intégration du système et de la passerelle avec l'interface de facturation de NEST, qui était et est un point important pour notre ville.
i-web: qui a mis en place le SGB ?
BB: j’ai commencé à l’installer puis j’ai rapidement pu transmettre le travail à mon ancienne stagiaire Annatina Poltera. Elle est aujourd’hui responsable de la promotion sportive et s’occupe, de son côté, d’une nouvelle stagiaire. En parallèle de notre travail avec le SGB, nous avons pu déplacer nos ressources d’équipe.
i-web: quelle ressources utilisez-vous ?
BB: l’optimisation continue du système et le logiciel ont permis de dégager des capacités pour la promotion sportive. Concrètement, nous proposons aujourd’hui plus de sport et de camps Fun qu’avant. Désormais nous avons également introduit des cours de sport scolaire non obligatoire.
Le renforcement de la promotion sportive a aussi pour but, par le biais du SGB, de soutenir financièrement le fond sportif du canton de Zurich.
i-web: A quoi avez-vous fait attention lors de l’installation du SGB ?
BB: notre but est de présenter l’offre sportive complète en ligne. Pour ce faire, nous requérons tous les modules dont la ville dispose sur le site. i-web offre également par exemple des modules pour l’illustration des infrastructures sportives, un calendrier des manifestations sportives et un module pour les associations.
i-web: où se situent selon vous les forces du SGB ?
BB: La stabilité de l’application et la qualité du support font clairement la force du système. De plus, le SGB offre diverses possibilités d’automatisation. Cependant, elles dépendent notamment de l’utilisation faite par chaque client: nous aimerions réduire au minimum notre temps investi dans l’administratif et tendons vers une automatisation complète. Ceci requiert au préalable un travail. conceptuel et des adaptations de processus à l’interne. Ce travail est souvent sous-estimé et pourtant le fournisseur du logiciel ne peut pas nous le réduire. En effet, par exemple, même si notre système de tarification est complexe, le système d’i-web peut nous permettre de le mettre en place dans l’application. Mais la bonne façon de faire est quand même d’alléger la structure tarifaire.
"Nous utilisons le SGB de façon conséquent"
Annatina Poltera a commencé en tant que stagiaire au service des sports de la ville d’Uster. Elle est aujourd’hui responsable de la promotion sportive. Elle a mis en place le système SGB en collaboration avec Beat Berger. Depuis lors elle s’occupe des mises à jour de l’application et optimise en continue les processus.
i-web: vous avez repris une grande partie du travail de configuration du SGB. Comment avez-vous procédé?
Annatina Poltera: nous avons d’abord saisi les informations les plus importantes, de sorte que nous puissions travailler rapidement avec le système. Ensuite nous avons optimisé le système, étape par étape. Le support client d’i-web nous a beaucoup soutenu, notamment en nous montrant un grand nombre d’options supplémentaires. Entre-temps nous avons publié toutes les informations. Les intéressés peuvent s’informer complètement en ligne et par conséquent nous avons beaucoup moins de demandes téléphoniques.
Maintenant, j’essaie de diminuer l’investissement de temps administratif et d’instaurer des processus efficients et propres. Des possibilités d’améliorations apparaissent quotidiennement lors de l’utilisation du système. Parfois elles peuvent être mises en place directement avec le système existant et d’autres fois elles sont communiquées à i-web comme souhait de développement. En effet, i-web développement continuellement de nouvelles fonctions. Par exemple, aujourd’hui, je peux envoyer tous les documents des objets et de l’ensemble du panier directement dans le processus de confirmation. De cette manière, je ne dois plus changer le programme email, ce qui était précédemment le cas.
i-web: pouvez-vous nous expliquer comment se déroule votre processus de réservation lorsqu’un membre d’association réserve une salle ?
A.P: tout d’abord, la personne regarde si l’objet est libre. Toutes les informations sur les réservations existantes sont visibles dans le plan des disponibilités. Cela facilite le plan pour les associations. Dans ce genre de cas, ils peuvent aussi se concerter directement lorsque par exemple des dates doivent être changées. Nous n’avons ainsi plus besoin de jouer le rôle de plaque tournante. Chaque objet peut être réservé directement en ligne. Nous contrôlons, respectivement confirmons ou refusons les réservations dans l’intervalle d’un jour de travail.
i-web: les associations réservent régulièrement des entrainements. Comment les gérez-vous ?
A.P: nous n’avons pas souhaité mettre en ligne la fonction de réservation en séries dans le SGB. Au lieu, nous laissons les associations entrer leur date et nous donner dans le champ commentaire, le cas échéant, l’information s’il s’agit d’une réservation de longue durée et si elle est limitée. Nous entrons ensuite la réservation en séries et la confirmons directement. Le règlement est ainsi fait que la réservation en séries se renouvelle automatiquement jusqu’à résiliation du client. Pour chaque prolongation, le système envoie automatiquement une notification de confirmation de réservation au client. Au plus tard à ce moment-là, ils doivent s’annoncer et résilier s’ils ne souhaitent plus utiliser la salle. Cette simplification a pu être réalisée avec le système SGB. Ce procédé augmente pour nous la fiabilité de la réservation en séries car l’association en prend souvent connaissance.
Avant, nous devions faire remplir un formulaire séparé aux organisateurs pour que les concierges sachent quels accessoires ils étaient nécessaires. C’est aujourd’hui inutile. Depuis 2016 les concierges travaillent avec le SGB et s’informent directement dans le système quant aux réservations effectuées par les associations. Il s’agit là d’une amélioration importante pour nous.
i-web: est-ce que le changement a été difficile pour les concierges ? Sans doute n’avaient-ils pas tous une expérience quotidienne avec le monde informatique.
A.P: tous les concierges et responsables de salles reçoivent une introduction personnelle dans le système. Je leur montre la plateforme et enregistre pour eux les adresses d’accès. Ainsi, ils prennent le système gentiment en main avec le soutien nécessaire. Nous pouvons venir chercher chaque personne de la maintenance et du sport grâce à l’introduction personnelle. Il s’agit d’un point important. En effet, nous ne voulions pas que chacun crée un système d’administration privé en dehors du SGB. Toutes les informations doivent être centralisées dans le système.
i-web: comment se déroule la facturation ?
A.P: nous établissons la facturation à postériori. De cette façon nous avons moins d’extournes à faire. Les factures sont préparées dans le SGB et ensuite transmises dans NEST. De là, nous imprimons et envoyons les factures.
i-web: vos groupes cibles prioritaires sont les associations. Comment rentrez-vous directement en contact avec elles ?
A.P: nous avons pour chaque association une personne de contact avec laquelle nous avons toujours un contact direct. Nous soulageons aussi ces personnes de certaines tâches. Par exemple, ma collègue saisi les matchs de Unichockey sur la base d’une liste que nous donne l’association. Le but est de modeler le processus de réservation que nos apprentis peuvent reprendre. Une fois que tout est en place, ça fonctionne très bien.
Le travail de mise en place demande du temps, cependant ça vaut vraiment la peine de le prendre et de se laisser conseiller par i-web. Nous essayons d’utiliser le système de façon conséquente, c’est-à-dire d’insérer toutes les possibilités présentes dans le système. En effet, plus vous investissez du temps dans la préparation, plus le travail de réservation en sera simplifié.
Halle de sport internationale - un des objets les plus importants de leur SGB
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