Ville de Zoug: Système de gestion des biens
12 ans de SGB – plus de proximité avec la clientèle, moins d’investissement
Un grand nombre de communes et de centres sportifs gèrent leurs installations sportives et leurs locaux publics avec le système de gestion des biens communaux SGB d’Innovative Web. La ville de Zoug utilise le système pour ses salles, installations sportives, piscines couvertes et emplacements d’affichages culturels.
De nombreuses villes et communes gèrent des objets de types les plus divers: établissements scolaires et gymnases, salles polyvalentes, refuges en forêt ou installations sportives. Et les objets sont prisés: les associations et les particuliers aiment s’entraîner, faire de la musique, se rassembler et organiser des manifestations. Le système de gestion des biens communaux SGB d’Innovative Web aide les administrations à gérer activement leurs objets. Le SGB est à la fois une plate-forme de réservation externe et une plate-forme d’administration interne. Dans la ville de Zoug, ce système est en service depuis 2001. «Le système SGB a amélioré la qualité des services de la ville de Zoug à la population en matière de gestion des objets», explique Daniel Truttmann, responsable du service informatique de la ville. Autrefois, quand la présidence d’une association se réunissait le soir pour planifier une assemblée générale,elle devait appeler l’administration le lendemain afin de lui demander quand une salle serait libre. Le SGB permet de transférer toutes les démarches sur internet. Tout le monde peut voir vingt-quatre heures sur vingt-quatre quand tel ou tel objet est disponible.
Concierge automatiquement informé
«Le SGB a permis de réduire les tâches administratives de la ville», affirme Daniel Truttmann. Il y a beaucoup moins de demandes par téléphone. Les personnes désirant réserver un objet s’informent d’elles mêmes sur internet. Lors des demandes par téléphone, les employés administratifs renvoient à la possibilité d’effectuer des réservations par voie électronique. «Plus de la moitié de toutes les réservations individuelles sont désormais effectuées en ligne», ajoute Daniel Truttmann. Le SGB a modifié la collaboration interne. Le système informe automatiquement par e-mail les concierges et les responsables d’objets sur les réservations effectuées et offre à ces derniers une plate-forme de gestion séparée. Les surveillants d’installations ont dû s’adapter: aujourd’hui, ils s’informent d’eux-mêmes sur les réservations actuelles et sur les préparations à effectuer.
Le SGB offre une grande flexibilité
Les exigences en matière de gestion des installations ont élevées et variées: des accessoires doivent être gérés simultanément, l’objet doit être nettoyé entre les périodes d’occupation et les prix doivent être raisonnables et justes. De plus, il arrive souvent que certains objets en bloquent d’autres, qu’un objet ne soit disponible qu’en dehors des périodes scolaires ou qu’il nécessite une autorisation de la police. Dans de tels cas, le SGB offre une grande flexibilité, affirme Daniel Truttmann. «En plus du gymnase, certains ont besoin de la cuisine, d’autres du vestiaire.» Le processus de réservation permet de prendre en compte toutes ces options supplémentaires lors d’une réservation.
Salles
Les trois salles polyvalentes comprenant l’Altstadthalle, la salle de Burgbach et la salle de Siehbach de la ville de Zoug sont louées à la journée pour des expositions, des événements organisés par des associations, des particuliers ou des entreprises ou pour des fêtes. Elles peuvent accueillir 50 à 200 personnes. En 2012,750 réservations ont été effectuées au moyen du SGB pour ces salles polyvalentes.
Installations sportives
Le département des sports de la ville de Zoug loue plus de 20 installations sportives, parmi lesquelles un triple gymnase, divers gymnases scolaires ainsi que des terrains de football, des panneaux d’athlétisme et de gymnastique. Deséquipements supplémentaires tels que des tribunes,vestiaires ou bureaux de présentateurs sont souvent loués simultanément. En 2012, 16’000 réservations ont été effectuées au moyen du SGB pour des installations sportives.
Piscines couvertes
En 2012, près de 3’500 réservations ont été effectuées au moyen du SGB pour les piscines couvertes Herti et Loreto de Zoug. Les piscines couvertes proposent souvent la réservation séparée d’une partie des installations,par exemple de couloirs de natation ou de bassins pour enfants. Ces installations partielles sont également visualisables au moyen du SGB.
Emplacements d’affichages culturels
Innovative Web a intégré au système SGB plusieurs options spéciales pour les emplacements d’affichages de la ville de Zoug. Les emplacements d’affichages sont loués à la semaine ou par blocs de deux semaines fixes. Un même client ne peut réserver qu’un seul des trois emplacements disponibles par mur d’affichage. En 2012, 1’360 emplacements d’affichages culturels ont été réservés au moyen du SGB.
Les produits i-web à Zoug:
- site internet de la ville
- guichet en ligne et compte citoyen
- système de réservations des cartes journalières CFF
- i-payment
- système de gestion des biens (SGB) pour diverses infrastructures (salles,piscines, infrastructures sportives, panneaux d'affichage)
- recueil de lois
- i-App
- site internet de l'école, l'école de musique, la bibliothèque et les sapeurs-pompiers volontaires
Daniel Truttmann, Responsable du service informatique
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