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Système de gestion des biens (SGB)

Système de gestion des biens communaux (SGB)

Le système de gestion des biens (SGB) d’i-com.ch est un système de gestion des salles et des différents objets communaux destinés à être réservés par différentes personnes. Selon les besoins de chaque commune ou ville, le système peut être utilisé seulement pour l’administration des objets ou directement comme système de réservation en ligne.


Gérer constamment les réservations et locations de biens (écoles, salles de fêtes, salles polyvalentes, etc.) pour différentes personnes et pour de courts laps de temps implique souvent une administration compliquée et lourde.
Le système de gestion des biens permet de résoudre toutes les tâches administratives y relatives – de la gestion des disponibilités, respectivement de la gestion des réservations par la confirmation de réservation et la facturation jusqu’aux analyses statistiques.
Des caractéristiques individuelles (incl. inventaire et accessoires), des disponibilités, des options supplémentaires, des conditions d’utilisation, des modèles de prix, etc. peuvent être saisis pour chacun des objets administrés. La responsabilité pour la gestion des objets peut être séparée en un nombre illimité d’administrateurs. Les responsables des objets (concierge, maître nageur, entreprise de nettoyage, etc.)et les décideurs externes (police, pompier, etc.)peuvent être intégrés dans le système et profiter des nombreux autres avantages offerts.

Le SGB est non seulement approprié pour les salles de conférences, mais aussi pour les centres de congrès, les maisons de vacances, de cours, les infrastructures et grands appareils, les salles de gym, les piscines, les cabanes de montagne/forêt, les places et encore beaucoup d’autres objets. Les objets SGB peuvent à tout moment être montrés en ligne. Dans ce cas de figure, l’objet informe les intéressés sur sa description, ses disponibilités, son inventaire, ses accessoires, etc. Le cas échéant, les intéressés peuvent procéder à une réservation directement en ligne. L’expérience a montré que le nombre de demandes de renseignements par téléphone a sensiblement diminué et que l’utilisation des objets est en forte augmentation. Les réservations faites en ligne sont ensuite contrôlées et confirmées par les administrateurs des objets SGB.

Le SGB permet des formes simples et complexes d’utilisation, en partie en raison des caractéristiques suivantes:

• les informations et photos des objets (taille, équipement, accessoires, conditions contractuelles, lignes directives, etc.) peuvent être saisies de façon centralisée et restent ensuite atteignables à tout moment.
• Un plan des disponibilités qui inclut des possibilités de recherche et de comparaison est accessible centralement pour chaque objet. Le plan des disponibilités reste toujours actuel, même lorsque plusieurs personnes l’utilisent en même temps, car les réservations sont directement enregistrées dans le plan des disponibilités.
• Des conditions et restrictions temporelles diverses peuvent être introduites dans le système (p. ex. blocs horaires de durée différente, par week-end, par jour, par semestre scolaire, par année, etc. Des blocs horaires de 5 minutes à plusieurs jours, un nombre de combinaisons illimité, des exceptions et des blocages). Une fois saisies, le système garantit le respect automatique des conditions et restrictions.
• Au besoin, les responsables des objets et/ou les décideurs externes (p. ex. les sapeurs-pompiers) peuvent être intégrés dans le contrôle de la réservation (e-mails de notification automatique).
• Selon le type d’objet, le contrôle de la demande d’utilisation s'avère extrêmement important et un processus d’autorisation complexe doit être respecté (p. ex. autorisation pour l’utilisation des places de marchés ou pour la direction d’un grand événement public). Le SGB offre les fonctions nécessaires pour être utilisé comme système d’autorisation pour les processus de réservation qui le nécessitent.
• Les objets qui pourraient avoir des zones flexibles, comme par exemple les piscines avec plusieurs lignes ou les salles polyvalentes, etc. peuvent être saisis et gérés sans problème par le système.
• De nombreuses dépendances peuvent être saisies dans le système et ainsi prises en considération lors des réservations (ex. pas de location possible pour la salle des fêtes si la grande cuisine est occupée).
• Option: un mode de saisie spécial pour les objets à occurrences multiples (p. ex. les bancs, les vélos, les équipements de plongées, etc. [ainsi que leurs contingents] est disponible, incl. possibilités de contrôle particulier.
• Des durées de réservations minimum et maximum peuvent être définies par objet. Le système garantit automatiquement le respect des durées.
• Des blocs horaires automatiques peuvent être fermés à la réservation pour chaque objet, avant et/ou après une réservation pour la préparation, respectivement le nettoyage (zone tampon/réservations bloquées automatiquement).
• Des prix individuels pour des catégories d’utilisateurs différents (p. ex. associations, personnes privées, entreprises) peuvent être saisis par objet, par accessoire, par option pour des durées de réservation différentes et/ou pour des jours de la semaine différents (p. ex. prix spécial pour le dimanche). Le système calcul automatiquement le prix total (incl. accessoires et options) en fonction du type d’utilisateur.
• Diverses limitations de prix, des rabais de volume, des tarifs clients, etc. peuvent être entrés dans le système et pris en considération lors du calcul du prix.
• Possibilité d’inscrire les clients SGB dans une liste d’attente avec un système de notification semi-automatisé lors de l’annulation de la première réservation.
• Possibilité d’établir des réservations en séries incl. dates d’exception.
• Fonction de copie pour la reprise des détails d’une réservation d’une location précédente.
• Système de panier pour les réservations multiples.
• Fonction de réservation rapide, processus partiellement automatisé installé librement par les administrateurs d’objets.
• La plate-forme SGB offre aux administrateurs des objets un grand nombre de fonctionnalités de traitement et de recherche des réservations.
• Les administrateurs des objets voient uniquement s’afficher les objets qui leur sont attribués et les réservations correspondantes (mandants).
• Tous les détails de réservation et de facturation peuvent être adaptés manuellement. Les factures déjà fermées doivent être réouvertes. Egalement possible sur les réservations rétroactives.
• Un résumé récapitulatif des réservations et/ou des factures est à tout moment possible.
• Processus spécifique des contrôles de réservations, des confirmations et des annulations pour la notification aux responsables des objets et pour la facturation dans le système.
• Au besoin le système crée et envoie des e-mails et documents qui intègrent l’identité graphique de la commune (CI/CD) (confirmations, contrats, factures, bulletin de versement) sur la base des textes modèles, ainsi que des lettres modèles saisies au préalable lors de la configuration du système.
• Un carnet d’adresses intégré pour l’administration des adresses des débiteurs/clients est disponible et utile pour l’export des adresses (p. ex. publipostage).
• Interfaces disponibles vers des applications métier.
• Interfaces disponibles pour l’exportation de données dans le logiciel comptable. Il est possible de définir séparément pour chaque objet et accessoire dans quel compte final de l’application les données doivent être comptabilisées.
• Les rapports spéciaux pour les responsables des objets (concierge, maître nageur, entreprise de nettoyage, etc.) sont automatiquement créés par le système (p. ex. vue d’ensemble des occupations avec des informations détails sur les objets choisis et pour les périodes choisies.
• Les statistiques et listes sont créées automatiquement par le système.
• A tout moment, un objet individuel ou tous les objets peuvent, si nécessaire, être rendus visibles en ligne (plan des disponibilités, détails des objets) et ouverts à la réservation en ligne (réservations externes).
• Les clients en ligne sont dirigés étape par étape au travers du processus de réservation SGB.
• Pour éviter toute réservation non désirée ou tout abus, il est possible d’installer des restrictions spéciales de réservation pour les réservations en ligne (externes) qui ne doivent pas être valables pour les réservations internes (p. ex. aucune réservation externe en séries et/ou multiples n’est autorisée, nombre de réservation d’un objet défini limité par panier ou par personne, aucune vue de l’inventaire externe).
• Les réservations erronées ou non autorisées sont automatiquement bloquées par le système. Lorsque le problème survient à cause des données incomplètes du client final, alors celui-ci se verra notifier quelles données doivent être complétées.
• Les conditions générales et/ou spécifiques à un objet sont affichées directement dans le processus de réservation et doivent être impérativement acceptées par le client final pour pouvoir terminer une réservation.
• Normalement, les réservations des clients finaux SGB sont automatiquement provisoirement confirmées. Elles sont ensuite contrôlées et définitivement confirmées ou refusées par les administrateurs des objets. Au besoin, il est également possible d’installer la réservation directe sans contrôle par les administrateurs des objets.
• Module optionnel pour le paiement en ligne disponible (i-payment)
• Les clients finaux SGB reçoivent automatiquement des e-mails de confirmation pour les réservations effectuées et confirmées, pour les changements d’état dans la liste d’attente, pour le paiement en ligne réussi, etc.

• Commune de La Neuveville
• Commune de Collonge-Bellerive