Le guichet virtuel offre aux habitants la
possibilité d'interagir avec les autorités indépendamment des heures de bureau et de leur situation géographique (p. ex. au bureau, à la maison ou en vacances). Dans un environnement d'administration simple et pratique, les citoyens peuvent commander des documents ou remplir des formulaires officiels en ligne, procéder à des réservations ou encore contacter par e-mail des responsables de service. En plus, cette option eGov est automatiquement référencée sur le guichet virtuel suisse (
ch.ch) qui génère les liens nécessaires dans la section thèmes de vie.
La
configuration de base du module guichet virtuel inclut les fonctions suivantes :
- Commandes de documents et formulaires : les citoyens peuvent commander des documents officiels (p.ex. règlement d'organisation communale), des formulaires administratifs (p. ex. attestation d'établissement) ou d’autres informations importantes (p.ex. plan de zone) pour un envoi postal.
- Annonces d'arrivée et de départ : les citoyens peuvent remplir en ligne les formulaires d'annonce d'arrivée ou de départ (identification requise).
- Démarches administratives : les citoyens peuvent par exemple demander une prolongation pour le retour de leur déclaration d'impôts (identification requise).
- Téléchargement : les citoyens peuvent télécharger des documents et formulaires officiels, les remplir, les signer et les renvoyer par courrier postal.
- Communications : les citoyens peuvent communiquer des nouvelles importantes aux autorités (p. ex. changement d'adresse à l'intérieure de la commune).
- Réservations : les citoyens peuvent procéder à des réservations en ligne ou se placer dans une liste d'attente (p. ex. pour le service de la voirie, la location d'une salle communale).
Pour vous faciliter au maximum la mise en service du guichet virtuel, nous avons
préconfiguré les services les plus importants. Ces derniers peuvent être librement activés, modifiés, complétés ou désactivés selon vos besoins. En plus, en collaboration avec nos clients, nous y incluons régulièrement de nouveaux services, en les rendant accessibles à tous nos clients.
La mise en réseau dynamique de nos bases de données garantit une
accessibilité maximale des services proposés par divers canaux, alors que ces services peuvent tous être attribués individuellement aux personnes et divisions administratives de votre choix. Vous avez la possibilité de choisir des adresses électroniques spécifiques (p.ex. avec le nom du service
avs@commune.ch). Finalement, comme nos i-solutions respectent les standards (XML), elles vous facilitent l'intégration de données dans d’autres applications.
L'envoi périodique de
bulletins d'information vous permet d'informer de manière élégante et automatique les personnes qui s'intéressent aux nouveautés et autres développements sur votre site. Afin d'éviter des abus, une identification simple est exigée (adresse E-mail, système complexe de distribution de mots de passe). Les newsletters peuvent être personnalisées (p. ex. pour les nouvelles de certaines sections) et la fonction
'notify' permet de définir individuellement la forme, le moment et la période de leur envoi. Un exemple du fonctionnement de ce service virtuel peut être consulté sur le site de la commune de
Confignon.
Les jours de collecte du papier ou des déchets ménagers, les fins de semaine des élections et votations ou encore les délais de restitution la déclaration d'impôts représentent tous des échéances et des informations plus ou moins importantes que vous pourrez rappeler aux habitants qui le souhaitent. Ce service virtuel est offert dans le module
'reminder', à la fois par e-mail ou alors même par le biais du
complément SMS. Un exemple du fonctionnement des services rappel peut être consulté sur le site de la ville de
Vernier.
